Analisis Kebutuhan Informasi

Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.
Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Langkah-langkah di dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan langkah-langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyeksistem yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya pada analisis sistem ruang lingkup tugasnya lebih terinci. Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh Analis Sistem Yaitu sbb:
1. Identify, Yaitu mengidentifikasikan masalah
o Mengindentifikasikan penyebab masalah
o Mengidentifikasikan titik keputusan
o Mengidentifikasikan personil-personil kunci
2. Understand, Yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
o Menentukan jenis penelitian
o Merencanakan jadual penelitian
o Mengatur jadual wawancara
o Mengatur jadual observasi
o Mengatur jadual pengambilan sampel
o Membuat penugasan penelitian
o Membuat agenda wawancara
o Mengumpulkan hasil penelitian
3. Analyze, Yaitu Menganalis Sistem
o Menganalisis kelemahan Sistem
o Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen
4. Report, Yaitu membuat laporan hasil analisis Tujuan :
o Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan
o Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
o Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen
o Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya .
Indikator Sistem Lama yang perlu diperbaharui
• Pengiriman barang sering tertunda
• Laporan tidak tepat pada waktunya
• Tanggung jawab tidak jelas
• Waktu kerja yang berlebihan
• Produktifitas tenaga kerja yang rendah
• Kapasitas produksi yang menganggur (idle capacities).
• Kurangnya motivasi karyawan
• Banyaknya pekerja yang menganggur
• Kesalahan-kesalahan manual yang tinggi
• Persediaan barang yang terlalu tinggi
• Pemesanan kembali barang yang tidak efisien Biaya operasi tinggi
Peningkatan yang diharapkan pada Sistem Baru hasil pengembangan
• Performance, peningkatan kinerja sehingga sistem baru menjadi lebih efektif.
• Informasi, peningkatan terhadap kualitas informasi yang diberikan
• Ekonomi, peningkatan manfaat atau keuntungan, dan penurunan biaya.
• Control, pengendalian untuk menghindari terjadinya kesalahan/kecurangan.
• Efisiensi, berhubungan dengan bagaimana sumber daya digunakan
• Service, peningkatan layanan.
1. Metode Pengumpulan Data
Jenis data yang diambil dalam tahapan ini beserta cara pengambilannya adalah sebagai berikut:
1. Data primer, yaitu dengan melakukan pengamatan langsung (Observasi) terhadap aktivitas organisasi, dan wawancara dengan personil-personil yang berhubungan dan berwenang.
2. Data sekunder, yaitu data yang berasal dari laporan-laporan rutin aktivitas organisasi, seperti: buku-buku administrasi, laporan harian dan laporan bulanan, dokumentasi-dokumentasi yang berhubungan dengan data yang dibutuhkan, dan data historis.
3. Studi kepustakaan, berupa penelaahan terhadap konsep-konsep dan pendekatan teoritis yang mendukung penyelesaian masalah, dalam hal ini adalah literatur sistem informasi, literatur pemrograman komputer, dan literatur mengenai perencanaan, perancangan, dan pemeliharaan database.
Observasi
• Mengamati orang-orang yg melakukan aspek yg bervariasi dalam pekerjaan mereka
• Sebelum melakukan pengamatan, analis sebaiknya :
o Mengidentifikasi dan menentukan apa yg akan diamati
o Memperkirakan lama waktu pengamatan yg dibutuhkan
o Mendapat persetujuan manajemen
o Menjelaskan pada peserta apa yang akan dilakukan untuk diamati
• Melakukan pengamatan yang paling efektif
• Dokumentasi dan organisasi catatan pengamatan
Wawancara
Wawancara merupakan Sebuah pertukaran informasi, terencana dan mempunyai kegunaan spesifik, sebuah mekanisme umpan balik dan jalan yang utama untuk mengumpulkan fakta studi saat digunakan dalam tahap analisis sistem.
Analisis kebutuhan software selalu dimulai dari pembicaraan dua belah pihak. Customer yang memiliki masalah yang berkeinginan untuk menggunakan komputer untuk menyelesaikan masalahnya. Developer memberikan respon terhadap permintaan customer untuk memberikan bantuan.
Untuk memulai komunikasi dengan customer ada beberapa pertanyaan lepas yang mungkin ditanyakan analyst:
1. Siapa orang dibalik permintaan ini?
2. Siapa yang akan menggunakan solusi?
3. Apa keuntungan ekonomis untuk solusi yang tepat?
4. Apakah ada sumber lain yang memberikan solusi?
Pertanyaan berikut akan memberikan pengertian yang jelas tentang masalah yang dihadapi customer:
1. Bagaimana anda menilai “bagus tidaknya”output yang akan dihasilkan dengan solusi ini?
2. Masalah apa yang hendak diselesaikan?
3. Dapatkan anda menggambarkan lingkungan dimana solusi ini akan diterapkan?
4. Apakah ada masalah performa khusus atau batasan yang akan mempengaruhi cara pendekatan solusi ini?
Pertanyaan terakhir yang terfokus pada efektifitas pertemuan:
1. Apakah anada orang yang tepat untuk menjawab pertanyaan ini?
2. Apakah jawaban anda ini resmi?
3. Apaklah pertanyaan saya relevan terhadap masalah yang anda hadapi?
4. Apakah saya menanyakan terlalu banyak pertanyaan?
5. Apakah ada orang lain yang dapat memberi saya informasi tambahan?
6. Apakah ada yang lain yang seharusnya saya tanyakan kepada anda?
Prototyping
• Prototype merupakan evolusi pertama untuk sebuah sistem sempurna/rampung.
• Prototyping merupakan proses iteratif dari pengembangan sistem dimana kebutuhan yang telah ditentukan dikonversi kedalam sistem yang bekerja yang secara terus-menerus disempurnakan.
• Prototyping membentuk Rapid application development (RAD). Prinsip metode RAD adalah menunda pembuatan sistem detail hingga kebutuhan user betul-betul jelas.
• Tujuan pendekatan prototipe adalah untuk membangun versi mini/pilot yang disebut prototipe dari sebuah sistem.
• Prototipe merupakan sebuah sistem/komponen sistem yang dapat digunakan, dibangun dengan cepat dan murah, dan dengan penekanan bahwa sistem tersebut akauasaan pemakai untuk mencoba miniatur/prototipe sistem baru tersebut, dan memberikan masukan-masukan untuk perbaikan sistem bn dimodifikasi atau digantikan dengan sistem dengan skala penuh.
• Kelebihan prototipe adalah kelelaru tersebut. Masukan-masukan tersebut disertakan dalam evaluasi untuk prototipe berikutnya, sampai sistem yang diinginkan diperoleh.

Gambar 1 Pendekatan Prototipe (Parker,1993)
Keadaan yang mendorong pendekatan prototipe:
• Pemakai tidak mengetahui informasi dan kemampuan sistem yang mereka butuhkan.
• Pemakai membutuhkan perubahan secara cepat.
• Pemakai hanya mempunyai sedikit berpengalaman dengan sistem yang akan dibangun.
• Resiko yang diakibatkan pemasangan sistem yang salah sangat tinggi.
• Banyak strategi desain alternatif yang harus diuji.
• Sistem harus dikembangkan dengan cepat dan biaya murah.
2. Pendokumentasian Hasil Pengumpulan Data
Diagram Prosedur sistem digunakan untuk mendefenisikan hubungna antar bagian (pelaku proses), proses (manual atau berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran, dan masukan), diagram prosedur sistem menggunakan simbol-simbol sebagai berikut:

Gambar 2 Simbol prosedur sistem
Dari hasil Pengumpulan data maka dapat dibuat diagram prosedur sistem misalnya pada kasus Sistem Informasi Akademik di bawah ini:

Gambar 3 Aliran data pada sistem berjalan

Gambar 4 Aliran data usulan sistem baru